¿Cuándo puedo acceder al correo electrónico de un trabajador?
Cuando un empleado es despedido la empresa tiene que realizar una serie de trámites respecto a su información. Uno de estos trámites es el de acceder a la información y datos que el empleado gestionaba, algo que puede despertar dudas éticas. Una de las más corrientes tiene que ver con el acceso al correo de un extrabajador, porque, ¿cuándo está justificada la investigación del correo electrónico de los empleados?
En enero de 2019 se aprobó una normativa que permitía supervisar el correo electrónico y el acceso a la red durante la jornada laboral para evitar, principalmente, ataques de ciberseguridad. Esto generó un gran debate, ya que se considera que el derecho a la intimidad de los trabajadores se ve dañado. Sin embargo, en diversas ocasiones está investigación está justificada para comprobar que el antiguo empleado no ha vulnerado leyes de la empresa ni ha traficado con datos de la misma.
El acceso al correo de un extrabajador es un tema peliagudo y controvertido que, a día de hoy, sigue dando de qué hablar. Podemos recurrir a la ley pero, por desgracia, los tribunales se contradicen.
Investigación del correo electrónico de los empleados
La Sala de lo Social del Tribunal Supremo, mediante su sentencia del 6 de octubre de 2011, determina que si la comunicación a través del correo electrónico es puramente laboral y se ha restringido su uso para fines personales, el empresario, al encontrarse dentro del ámbito profesional y no personal, puede revisar el correo de sus empleados sin su consentimiento. En este aspecto, tal y como indica el Tribunal Constitucional en su sentencia 170/2013, si la compañía cuenta con una previa y expresa prohibición del uso privado de la cuenta de correo electrónico corporativa, el secreto de las comunicaciones del trabajador no se vería vulnerado.
Además de notificar la restricción del uso personal del correo electrónico, toda empresa tiene la obligación de informar sobre la posibilidad de monitorizar los correos electrónicos de los trabajadores. Ahora bien, existe la posibilidad de que un empleado deje sin leer varios de sus correos. Ante esta situación, el secreto de las comunicaciones, recogido en el artículo 18.3 de nuestra Constitución, predominaría, tal y como indica la Sala de lo Penal del Tribunal Supremo 2844/2014. Se establece que podrán monitorizarse y controlar el contenido de los correos electrónicos siempre y cuando se haya prohibido el uso de los mismos para cuestiones personales y se haya informado de la posibilidad de dicha monitorización y control a través de una normativa interna de la empresa.
En resumen, se podrá acceder al correo electrónico de un empleado que se encuentre en el ámbito profesional y no personal siempre y cuando:
- Se establezca internamente y se regule el uso de los medios tecnológicos.
- Se informe previamente que existe un control empresarial de dichos medios.
- Se prohíba expresamente el uso para fines personales.
- La medida de control es proporcional (idónea, necesaria y proporcional, es decir, no existe otra medida menos invasiva para dicho control).
Acceso al correo de un extrabajador: la opinión de los tribunales
En la Ley de Protección de Datos se recoge que todo dato de carácter personal, donde se incluye una cuenta de correo electrónico, debe ser cancelado una vez que deja de ser de utilidad para la finalidad por la que se recabó. La cancelación conforme al art. 5 b) del Reglamento desarrollo de la LOPD implica que “el bloqueo de los datos, consistente en la identificación y reserva de los mismos con el fin de impedir su tratamiento excepto para su puesta a disposición de las Administraciones públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento y sólo durante el plazo de prescripción de dichas responsabilidades. Transcurrido ese plazo deberá procederse a la supresión de los datos”.
Esto significa que ante un despido o baja voluntaria, la empresa tiene la obligación de cancelar o bloquear el correo electrónico del empleado correspondiente. Es decir, sólo se podrá tratar el correo del exempleado para ponerlo a disposición de jueces, tribunales y autoridades competentes por la posible responsabilidad de la empresa surgida con el antiguo empleado.
En estos supuestos la empresa suele incluir un mensaje de respuesta automática, indicando la baja laboral del empleado, así como su nueva dirección de contacto. Opcionalmente puede redirigir el correo del extrabajador a la persona que le sustituirá. De esta manera, cuando se produce el envío de correos electrónicos a la cuenta del exempleado, se indica que ésta ya no forma parte de la empresa temporal o indefinidamente y se ofrece una dirección alternativa.
Ahora bien, pueden existir supuestos excepcionales, como puestos de relevancia estratégica para la empresa o despidos problemáticos, en los que la empresa necesita saber por diversas cuestiones si ha existido dicha comunicación de clientes o terceros con el extrabajador. En estos casos, entendemos que los correos electrónicos recibidos en ningún caso podrán ser abiertos, ya que conforme a la Sala Penal del Tribunal Supremo se estaría infringiendo el derecho fundamental al secreto de las comunicaciones. Además, conforme a la normativa de protección de datos, los mismos deberían ser bloqueados y puestos a disposición de las autoridades en atención a las distintas responsabilidades que pudieran surgir del tratamiento. Por tanto, dichos correos recibidos y no abiertos, deberán en todo caso ser bloqueados y únicamente permitir el acceso a los mismos a los jueces, tribunales y autoridades administrativas, ya que el acceso a los mismos podría ser constitutivo de un delito del art. 197 del Código Penal con condenas de prisión de 1 a 4 años y multa de 12 a 24 meses.